Estar com tudo no lugar no ambiente de trabalho nos ajuda a ter mais concentração e produtividade. Para que seu espaço fique sempre organizado, reuni aqui algumas dicas que te ajudarão a manter seu espaço mais bonito e funcional.
- Desapego
Esta é a etapa mais importante! Como já vimos em vááários posts aqui no blog, o primeiro passo aqui é também o desapego. Eliminar aquilo que não usamos nos proporciona mais espaço útil e uma visão mais agradável dentro do ambiente de trabalho. Quanto menos entulho, mais vida! Para saber maiores detalhes de como fazer esse desapego, clique aqui.
Mas o que deve ser descartado?
- Papéis - são os principais itens a serem verificados. Verifique todos os papéis, um por um. Sei que dá um trabalhão, mas é uma vez para nunca mais. Se você fizer bem feito agora, não vai querer passar por isso de novo (rs). Não tenha dó - com exceção dos documentos que devem ser arquivados pra sempre (arquivo morto), analise todos os demais. Para saber mais detalhes, clique aqui e leia o post que ensina como você pode organizar a papelada. Documentos importantes devem ser rasgados ou passados pelo triturador de papéis.
- Contas: as contas físicas devem ser armazenadas de forma correta para sabermos exatamente onde elas estão quando for necessário consultá-las. Lá embaixo tem fotos dos produtos deste vídeo:
- Contas: as contas físicas devem ser armazenadas de forma correta para sabermos exatamente onde elas estão quando for necessário consultá-las. Lá embaixo tem fotos dos produtos deste vídeo:
- Pastas estragadas e material de escritório em geral - elimine tudo que não funciona, até as canetas! Guardar essas coisas dizendo "um dia eu conserto" é uma das maiores mentiras das galáxias!
- Móveis quebrados - cadeiras tortas, mesas empenadas, armários com porta quebrada... se o conserto não compensa, elimine. Trabalhar em um ambiente com tudo caindo aos pedaços não nos motiva a fazer coisas bonitas, criativas. De pouco a pouco vá substituindo, não tire o móvel e coloque suas coisas no chão. Substitua quando comprar um novo;
- Aparelhos eletrônicos que não funcionam mais ou não compensa o conserto (mouse, teclado, cabos de aparelhos que nem existem mais...);
- Caixas de aparelhos eletrônicos: fala sério - elas só servem para ocupar espaço. Se um dia você for vender o equipamento, não é a caixa que fará a diferença, mas o estado de conservação do aparelho. Guarde somente os manuais e notas fiscais.
Depois de realizado o descarte e deixado somente aquilo que é útil, vamos começar a organizar.
- Pastas: Além daquelas pastas normais que já utilizamos, estes 2 modelos de pastas abaixo são muito bons! Tanto para contas como para documentos de uso diário, são parceiras fiéis para te ajudar na organização.
- A pasta sanfonada plástica (esquerda) pode ser encontrada com 12, 24 ou 32 divisórias. Separe uma aba para cada tipo de documento e arquive.
- Se sua empresa for pequena, compre uma pasta para cada departamento, não tente arquivar tudo em um lugar só.
- Mas atenção: não "entupa" a pasta, ela não fechará e ficará difícil de encontrar algum papel. Se você tem muitos papéis, esta não é a melhor opção, mas a que tem logo abaixo. Mas se for preciso, use duas pastas para um mesmo assunto, não tem problema.
- A pasta AZ (direita) fica "em pé" na mesa, caso você prefira que a pasta não fique em armários ou deitadas, mas próxima a você.
- Caixa organizadora com pasta suspensa
Ideal para quem tem muuuitos papéis. Eu uso essa em casa para organizar as contas pessoas e os papéis da minha empresa. As pastas internas comportam mais volume que a pasta sanfonada plástica. Também disponível de vários tamanhos e modelos.
Documentos que precisam ser guardados e não são consultados com frequência, devem ser armazenados corretamente em um "arquivo morto". Às vezes reclamamos de falta de espaço mas preenchemos os armários e gavetas com coisas que não utilizamos e em alguns casos nem sabemos o que tem nos armários... Um absurdo, né? Então faça uma revisão e mantenha ao alcance das mãos somente o que é necessário para que seu escritório funcione no dia a dia e separe um local para arquivar o que não é mais usado.
Selecione estes documentos de acordo com tipo (jurídico, RH, notas fiscais, manuais, etc) e armazene-os nestas caixas arquivo abaixo, colocando as respectivas identificações (assunto/ano). Cuidado para também não "entulhar" a caixa, elas podem ceder e estragar devido ao peso. Para seu escritório não virar um arco-íris (rs), compre preferencialmente caixas da mesma cor e modelo.
A escolha do mobiliário correto é fundamental para que o espaço útil seja bem aproveitado. Ter uma mesa enoooorme em um espaço pequeno não ajuda, só atrapalha. Calcule os espaços disponíveis ANTES de comprar os móveis. Evite mesas muito largas e armários muito altos. Praticidade é a lei do negócio. Se você puder contratar um design de interiores, ele poderá te orientar e mostrar possibilidades que você não conseguiria enxergar, vale a pena o investimento. Abaixo, algumas sugestões para você adaptar conforme a sua necessidade.
- Cabos e fios
Não
temos para onde escapar: estamos cercados de aparelhos que tem cabos e
fios por toda parte. Para que você não perca mais tempo desenrolado
aquele emaranhado e ficar tentando adivinhar de qual aparelho aquele
cabo pertence, veja aqui algumas dicas para deixar tudo no lugar. Clique aqui e deixe tudo bem organizado.
- Home office (escritório em casa)
Para montar e organizar seu escritório em casa, escrevi com muito carinho este post com todo passo a passo. Leia aqui.
-Acessórios organizadores
Independente do ramos de atividade, estes são indispensáveis!
- Livros
Dicas preciosas para deixar sua biblioteca em ordem!
- Produtividade
Além de um espaço organizado, você deve ser um bom gestor do seu tempo. Não adianta trabalhar em um lugar lindo e organizado se você não saber usar o tempo ao seu favor para que consiga realizar durante seu horário de expediente tudo o que é preciso. Como diz aquele velho ditado, tempo é dinheiro. Para saber como organizar melhor seu dia a dia, clique aqui.
Dica final: Não procrastine. Adiar o que tem que ser feito cria um problema que não precisava existir. Este na maioria das vezes é o único motivo do seu trabalho estar bagunçado. Quando assumimos nossas obrigações na organização além das atribuições do trabalho, conseguimos conquistar bem mais.
Agora, mãos à obra! Escritório organizado = +produtividade, +dinheiro, +paz de espírito.
VEJA TAMBÉM:
- Limpeza de móveis de vime, plástico e aço
- Check list para organizar uma festa de aniversário
- Uma ajuda para quem não consegue usar agenda
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